Om bokföringsskyldig firmas bokföringsskyldighet samt vilka krav som ställs på en inkomstverifikation

1. Ansökan 

Sökanden ( - - - polisinrättningen) anhåller av bokföringsnämnden om ett utlåtande beträffande privat rörelses bokföringsskyldighet. Till ansökan har därtill fogats en dokumentkopia och sökanden frågar om denna uppfyller de krav som ställs på en inkomstverifikation.

Den fysiska person som ansökan gäller har utfört elinstallationsarbeten i den privata rörelses ("firmas") namn som han äger, utan andra arbetstagare. Enligt ansökan har firman haft endast en uppdragsgivare och uppdragen har skett så att uppdragsgivaren har tagit kontakt med vederbörande person.

Firman har enligt ansökan registrerats i skatteförvaltningens basuppgiftsregister 1.1.1998 (FO-nummer givet 9.1.1998). Firman har antecknats i förskottsuppbördsregistret 1.3.1995-30.1.2002 samt 1.9.2004-28.2.2005. Med en ändrings- och upphörandeanmälan 30.1.2002 har firman enligt utlåtandeansökan meddelat att näringsverksamheten avbryts tills vidare från 31.9.2001 torde vara 30.9.2001 - bokföringsnämndens anmärkning. I sökandens ansökan framförs att verksamheten trots detta ändå hade fortsatt under åren 2002 och 2003; intäkter av verksamheten har inte deklarerats, även om fakturering skulle ha skett i praktiken.

Firman har inte haft någon bokföring för åren 2002 och 2003. I ansökan ges därtill bl.a. uppgifter om omfattningen av den bedrivna verksamheten under dessa år: den uppskattade försäljningsfaktureringen har år 2002 överstigit 48 000 euro och följande år 38 000 euro; räkenskapsperiodernas resultat har på motsvarande sätt uppgått till över 29 000 och 17 000 euro.

2. Motiveringar till utlåtandet

 2.1. Privat rörelses bokföringsskyldighet

2.1.1. Bokföringslagen och andra bestämmelser

Enligt bokföringslagen (1336/1997; nedan "BFL") 1:1.1 §, andra meningen nämns privat rörelse inte bland de företag och sammanslutningar som alltid är bokföringsskyldiga. Dock gäller enligt detta lagrum att "var och en som driver rörelse eller utövar yrke är skyldig att föra bok över denna verksamhet."

En privat rörelse ("firma") utgör inte en separat juridisk person, varför dess tillgångar och skulder inte är separata från den fysiska persons tillgångar och skulder som är innehavare av firman. En fysisk person som verkar som privat rörelse skaffar för sin del rättigheter och ingår förbindelser och kan vara sakägare hos en myndighet i sitt eget namn. I praktiken kan en privat rörelse ha sina egna separata bankkonton för bokföringen, men hela dess vinst tillfaller direkt företagaren. Företagaren är på motsvarande sätt direkt ansvarig för den privata rörelsens förluster och samtliga skulder.

Å andra sidan krävs i handelsregisterlagen (129/1979) 2 § att en s.k. grundanmälan om näringsidkaren och hans näringsverksamhet görs till registermyndigheten innan näringsverksamheten inleds. Denna skyldighet gäller även privat rörelse (3 §). Denna anmälan är dock enbart av deklarationskaraktär: den utgör inte grund för rättigheter för den som gjort anmälan. 

2.1.2. Bokföringsnämndens ställningstagande

Bokföringsnämnden anser att det i utlåtandeansökan är fråga om det inbördes förhållandet mellan första och andra meningen i BFL 1:1.1 §. Bestämmelsen om bokföringsskyldighet i första meningen i bokföringslagen 1:1.1 § är allmän: Den gäller samtliga som utövar yrke eller driver rörelse oberoende av verksamhetens juridiska form. Bokföringsskyldighet uppstår sålunda omedelbart, när en person har börjat driva rörelse eller utöva yrke. Om bokföringsskyldighet har uppstått på ovan beskrivna sätt, dvs. när personen de facto har börjat driva rörelse eller utöva yrke, skall bokföringslagen tillämpas i sin helhet.

Ovan nämnda gäller explicit privat rörelse ("firma"), för vilken myndighetsanteckningar inte har någon konstitutiv verkan med avseende på rörelsens rättskapacitet eller rättshandlingsförmåga. Privat rörelses bokföringsskyldighet börjar dock alltid senast från registreringen, även om man inte ännu skulle ha börjat bedriva affärsverksamheten.

Bokföringsnämnden anser att affärsverksamhet är produktionsverksamhet som avsetts pågå fortlöpande i förtjänstsyfte, och som kännetecknas av risken. Risk föreligger även då prestationerna exempelvis säljs till endast en kund, till exempel staten. Även lönearbete sker i förtjänstsyfte, men där saknas å andra sidan risken.

Bokföringsnämnden anser att omfattningen av den bedrivna verksamheten är ett indicium på affärsverksamhetskaraktär; i det fall som ansökan gäller kan verksamheten anses vara åtminstone större än ringa. Nämnden fäster även uppmärksamhet vid att verksamheten har bedrivits i den privata rörelsens namn, med användning av firmamärkning bl.a. i faktureringen.

På basis av ovan nämnda anser bokföringsnämnden att den fysiska person som ansökan gäller har, utgående från de uppgifter som framförs i utlåtandeansökan, drivit sådan privat rörelse som med stöd av BFL 1:1.1 § har varit bokföringsskyldig.

2.2. Krav i fråga om inkomstverifikat

2.2.1. Bokföringslagen

Någon definiering på en verifikation ingår inte i bokföringslagen och inte heller i motiveringarna till lagen. I BFL 2:5.1 och 2:5.2 § stadgas emellertid om verifikationer bl.a. följande:* "Bokföringen skall för varje affärshändelse grunda sig på en daterad och numrerad verifikation över affärshändelsen. En verifikation skall vara försedd med en anteckning om de konton som har använts, om det inte framgår av grundbokföringen eller annars är uppenbart på vilket sätt transaktionen har bokförts."* "Av en utgiftsverifikation skall framgå den mottagna produktionsfaktorn och av en inkomstverifikation den överlåtna prestationen. Tidpunkten för mottagandet av en produktionsfaktor och överlåtelsen av en prestation skall kunna visas med hjälp av en verifikation eller dess bilaga eller på något annat sätt."

2.2.2. Bokföringsnämndens ställningstagande

Bokföringsnämnden anser att man i det praktiska bokföringsarbetet inte kan anse det strida mot god bokföringssed, om man låter bli att göra en konteringsanteckning på en verifikation ens då vederbörande bokföring är relativt liten och mängden konton är ringa. I en dylik bokföring kan de anteckningar som gäller verifikationerna lätt spåras med hjälp av verifikationens nummer och penningbeloppet.

Bokföringsnämnden anser det väsentligt att verifikationen verifierar affärstransaktionen, dvs. den bokföringsnotering som har gjorts på basis av den. Med hjälp av verifikationen skall det sålunda vara möjligt att upprepa den ursprungliga noteringen oförändrad. 

Den dokumentkopia som ingår som bilaga i utlåtandeansökan har daterats och numrerats på det sätt som förutsätts enligt BFL 2:5.1 §. I den har även prestationen (elinstallation) specificerats enligt BFL 2:5.2 § samt meddelats tidpunkten för överlåtelsen. På basis av dessa faktorer  anser bokföringsnämnden att dokumentkopian uppfyller de krav som i bokföringslagstiftningen ställs på en inkomstverifikation.

Bokföringsnämnden påpekar att den inte har behörighet att ta ställning till huruvida de krav på en verifikation som ställs annanstans i lagen, såsom eventuellt i skattelagstiftningen, uppfylls. Sålunda gäller ovan nämnda endast de krav som bokföringslagstiftningen ställer på en inkomstverifikation.

3. Bokföringsnämndens utlåtande

Den fysiska person som nämns i utlåtandeansökan har, enligt de uppgifter som framförs i ansökan, drivit bokföringsskyldig privat rörelse.

Den dokumentkopia som förelagts som bilaga till utlåtandeansökan uppfyller de krav som i bokföringslagstiftningen ställs på en inkomstverifikation.