Tositeaineiston mikrokuvauslupa

Hakija on pyytänyt lupaa saada säilyttää mikrofilmille kuvattuna tositeaineistonsa 1.4.1985 alkaen. Mikrokuvaaminen olisi hakijan mukaan tarpeellista, koska tositteet vievät paljon tilaa hakijan ahtaassa kassaholvissa. Hakijalle kertyy tositeaineistoa vuosittain 25 - 30 mappia eli noin 3 000 tositetta liitteineen.

Tositeaineiston mikrokuvauksen suorittaisi hakija itse hakemuksessa selostetulla laitteistolla. Mikrofilmien jälkikäsittelyn suorittaisi hakijan käyttämä palveluyritys. Alkuperäinen aineisto hävitettäisiin tilikausittain hakijan kunkin, 31.3. päättyneen tilikauden verotuksen valmistuttua seuraavan vuoden lopussa. Aineiston hävittäisi siihen erikoistunut palveluyritys. Mikrofilmit säilytettäisiin vuosi- ja tositenumerojärjestyksessä hakijan kassaholvissa. Hakijalla on mikrofilmien katselua ja kopiointia varten hakemuksessa selostettu laitteisto.

Hakija on esittänyt selvityksenä mikrofilmien tarkastettavuudesta HTM-tilintarkastajan lausunnon.

Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto, jossa se on katsonut, ettei hakemuksessa esitettyjä perusteluja mikrokuvauksen käytölle sellaisenaan voida pitää riittävinä. Tositeaineiston määrä on niin vähäinen, ettei sen säilyttäminen alkuperäisenä kirjanpitolaissa säädetyn ajan ole yleensä ylivoimaista. Kassaholvitasoista säilytystilaa ei tositeaineistolle vaadita, vaan tositteet säilytetään yleensä arkistotiloissa.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 35 §:n 2 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan säilyttää kirjanpitolain 25 §:ssä mainitun kirjanpitoaineiston tasekirjaa, tilipuitteita ja kirjaussuunnitelmaa sekä koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvausta lukuun ottamatta mikrofilmille kuvattuna tai muulla vastaavalla tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla.

Kirjanpitovelvollinen joutuu saattamaan mikrokuvattua kirjanpitoaineistoaan selväkieliseen kirjalliseen muotoon muun muassa verotarkastuksen yhteydessä. Kun kirjanpitoaineistoa on vähän kuten hakijalla, tarkastus toimitetaan yleensä täydellisenä tositetarkastuksena. Näin ollen ei ole tarkoituksenmukaista, että kirjanpitoaineisto mikrokuvataan ja sen jälkeen saatetaan tarkastusta varten uudelleen selväkieliseen kirjalliseen muotoon.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Hakijalle ei myönnetä lupaa säilyttää tositeaineistoansa 1.4.1985 alkaen mikrokuvaamalla aineiston vähäisen määrän vuoksi.