Om verifikationer och kassabokföring i handeln med begagnade motorfordon

1. Bakgrund till utlåtandet 

Sökande ( - - -  polisinrättning) har bett om bokföringsnämndens utlåtande gällande verifikationer och kassabokföring i handeln med begagnade motorfordon, som det i ansökan nämnda aktiebolaget har idkat (här nedan ”bolaget”).

I ansökan beskrivs den idkade verksamheten och bokföringen på följande sätt:

* ”Bolagets prestationer från försäljning av begagnade motorfordon har delvis bestått av både kontantbetalningar och en girering från köparen och/eller ett finansieringsbolag. Ofta ingår också en s.k. bytesbil, det vill säga en bil som köparen överlämnar till säljaren som delprestation för inköpspriset.”

* ”I en situation där bolaget tar emot en sådan bytesbil har bolaget normalt skrivit en verifikation över både kontantutgiften och kontantinkomsten. Den upprättade utgiftsverifikationen motsvarar det mottagna fordonets kontanta bytesvärde. Kontantinkomstverifikationen motsvarar för sin del priset som köparen har gett i form av bytesbilar, det vill säga exakt det ovannämnda bytesvärdet. I den här situationen har alltså inga kontanta pengar använts.”

* ”Bolaget har delvis fört en förteckning över kontanta transaktioner, som kallas kassabok - -. De ovannämnda verifikationerna över kontanta betalningar har upptagits som transaktioner bland de övriga kassaverifikationerna och numrerats med för kassaboken egna verifikationsnummer, som inte stämmer överens med huvudboken. Kassaboken innehåller varken ingående eller utgående saldon per dag/månad. Numreringen av sådana kassatransaktioner som senare har införts skilt för sig i huvudboken har ändrats så att den motsvarar numreringen i huvudbokföringen.”

* ”I huvudbokföringen har fordonen på normalt sätt upptagits på kontona för inköp och försäljning; kassakontot har inte använts utom i de fall då bolaget verkligen fysiskt har tagit emot kontanta pengar.”

Sökande specificerar sin fråga enligt följande utgående från beskrivningen här ovanför:

1) Har lagstiftning och god bokföringssed följts i verifikationerna och vid behandlingen av bytesbilar i bokföringen?2) Uppfyller det dokument som kallas kassabok kraven på kassabokföring i bokföringslagen och god bokföringssed?3) Vilken effekt har förfarandet här ovanför på den bild som fås av det ekonomiska resultatet av den bokföringsskyldigas verksamhet och den bokföringsskyldigas ekonomiska ställning?

2. Motiveringar till utlåtandet
 

2.1. Lagstiftning
 

2.1.1. Krav på verifikation. Bokföringslagen (1336/1997; härefter även ”BFL”) innehåller ingen definition av verifikation och ingen sådan definition förekommer i någon annan bestämmelse eller motiveringarna till lagen. I bokföringslagens 2:5.1 och 2:5.2 § finns dock bl.a. följande bestämmelser om verifikationer:

* "Bokföringen skall för varje affärshändelse grunda sig på en daterad och numrerad verifikation över affärshändelsen. En verifikation skall vara försedd med en anteckning om de konton som har använts, om det inte framgår av grundbokföringen eller annars är uppenbart på vilket sätt transaktionen har bokförts."

* "Av en utgiftsverifikation skall framgå den mottagna produktionsfaktorn och av en inkomstverifikation den överlåtna prestationen. Tidpunkten för mottagandet av en produktionsfaktor och överlåtelsen av en prestation skall kunna visas med hjälp av en verifikation eller dess bilaga eller på något annat sätt."

2.1.2. Bokföringsordning och bokföringstid. Bestämmelserna om bokföringsordning och bokföringstid finns i BFL 2:4 §.

* BFL 2:4.1 §: ”Affärshändelserna skall bokföras kronologiskt (grundbokföring) och systematiskt (huvudbokföring).”* BFL 2:4.2 § första meningen: ”Kontantbetalning skall utan dröjsmål noteras kronologiskt i bokföringen för varje dag.”

2.1.3. Verifieringskedja. Enligt 2:6 § i bokföringslagen skall ”Affärshändelserna bokföras på ett sätt som gör det möjligt att utan svårighet följa en bokföringspost från verifikation till grundbokföring och huvudbokföring samt från huvudbokföring till - - resultaträkning och balansräkning”.

2.1.4. Riktiga och tillräckliga uppgifter. Utgående från 3:2.1 § i bokföringslagen skall ”bokslutet och verksamhetsberättelsen ge riktiga och tillräckliga uppgifter om resultatet av den bokföringsskyldiges verksamhet och om dennes ekonomiska ställning (rättvisande bild). De tilläggsupplysningar som behövs för detta skall lämnas i noterna.”

2.2. Bokföringsnämndens ställningstagande

Enligt bokföringsnämnden är det centrala att verifikationen bestyrker affärstransaktionen det vill säga den bokföringsanteckning som har gjorts utgående från transaktionen. Med hjälp av verifikationen skall det därmed vara möjligt att upprepa den ursprungliga registreringen oförändrad. De kopior av verifikationer som har bifogats ansökan om utlåtande är daterade och numrerade. De följer även BFL 2:5.2 § genom att den aktuella produktionsfaktorn eller prestationen har specificerats och en uppgift om tidpunkten för denna har antecknats. Därför anser bokföringsnämnden att kopiorna uppfyller de krav som bokföringslagstiftningen ställer på verifikationer.

De aktuella verifikationerna har registrerats kronologiskt i grundbokföringen, som har kallats ”dagbok”. Därmed kan förhållandet mellan verifikationer och registreringar utan svårighet fastställas på det sätt som krävs i BFL 2:6 §. Å andra sidan förekommer även registreringar av den aktuella verifikationen parallellt med dagboken också i ett dokument som kallas ”kassabok”, trots att verifikationerna inte behandlar betalningar med kontanta medel, som i enlighet med BFL 2:4.2 § första meningen utan dröjsmål skall bokföras. Bokföringsnämnden anser detta förfarande avvika från normal praxis, men nämnden har ingenting att anmärka på detta, eftersom de aktuella verifikationerna även har bokförts i huvudboken på det sätt som konstaterats här ovanför och förfarandet inte har äventyrat registreringen av de övriga kontanta betalningarna i kassaboken. Enligt nämnden skiljer sig de egentliga kontanta betalningarna klart från de övriga registreringarna i den kassabokföring som presenteras i ansökan, trots att de inte är ordnade under en skild verifikationsserie.  

Inga ingående och utgående månadssaldon har införts i ”kassaboken” och det framgår inte heller av ansökan om kassaboken har avstämts mot dag- och huvudboken för någon annan tidsperiod. Bokföringsnämnden anser dock att det inte i sig finns något behov av saldoanteckning eller avstämning eftersom transaktionerna i kassaboken även har införts i dagboken; kassaboken har därför inte fungerat som delbokföring i förhållande till dagboken. Eftersom kontantbetalningarna för bokföring har behandlats skilt från fall till fall utgående från dagboksanteckningarna går varje utförd transaktion därför separat att jämföra och avstämma även mot de anteckningar som finns på kassakontot i huvudbokföringen. Nämnden anser därmed att kassabokens enda funktion har varit att den bokföringsskyldiga förvissar sig om att bokföringen uppfyller kravet på omgående registrering av kontant betalning enligt BFL 2:4.2 § första meningen.

Utgående från utredningen ovan anser bokföringsnämnden, att den inte i det fall som ansökan gäller med stöd i bokföringslagstiftningen har någonting att anmärka på det sätt kassabokföringen är gjord på. Förfarandet kan anses följa god bokföringssed och det äventyrar inte kravet på en rättvisande bild av resultatet av den bokföringsskyldiges verksamhet och om dennes ekonomiska ställning i BFL 3:2.1 § för de affärstransaktioner som avses i ansökan. 

Bokföringsnämnden påpekar också att den inte har befogenhet att ta ställning till om kraven på verifikationer och behandling av dessa på annat håll i lagstiftningen, såsom eventuella krav i skattelagstiftningen, har uppfyllts. Det ovannämnda gäller därmed endast kraven i bokföringslagstiftningen.

2.3. Rekommendation gällande god bokföringssed

Som separat fråga som inte gäller nämndens bedömning av arrangemanget i ansökan om utlåtande, rekommenderar bokföringsnämnden dock att god bokföringssed följs och kassabokföringen ordnas som en separat delbokföring. Detta betyder att endast registreringar av kontanta betalningar görs i denna bokföring. Den bokföringsskyldiga kan alternativt grunda en skild verifikationsserie för de kontanta betalningarna. Då skiljer sig registreringarna av dessa betalningar klart från den övriga grundbokföringen. Nämnden anser att man på dessa två sätt kan hålla isär kassatransaktionerna från övriga transaktioner, varvid dessa transaktioner problemfritt kan kontrolleras. Enligt nämnden uppfylls kravet på registrering av kontanta transaktioner utan dröjsmål i BFL 2:4.2 § om bokföringstransaktionerna bokförs minst en gång i veckan; den nämnda bestämmelsen kräver alltså inte nödvändigtvis daglig registrering. Nämndens allmänna anvisning om metoder som skall användas vid maskinläsbar bokföring 22.5.2000 ger närmare anvisningar bl.a. om hur man förverkligar kravet på tid- och sakordning  i bokföring på datamaskin (5:e kapitlet).   

3. Bokföringsnämndens utlåtande

Det tillvägagångssätt för behandling av verifikationer, behandlingen av kassaboken och den övriga bokföringen som avses i ansökan kan anses vara förenliga med god bokföringssed. Behandlingen av de affärstransaktioner som avses i ansökan äventyrar inte kravet på en rättvisande bild av resultatet av den bokföringsskyldiges verksamhet och om dennes ekonomiska ställning.

Bokföringsnämnden har dock inte befogenhet att ta ställning till om kraven på verifikationer och behandling av dem i övrig lagstiftning, såsom skattelagstiftningen, uppfylls. Det ovannämnda gäller därmed endast kraven i bokföringslagstiftningen.