Utlåtande om bevaringstiden för dokument som bildas genom så kallad systemkörning

.

Nummer

147

Sökord

Förvaring. Bokföring.

Begäran om utlåtande

Sökanden begär ett utlåtande om huruvida bevaringstiden för verifikationer eller annat bokföringsmaterial enligt 2 kap. 10 § 2 mom. i bokföringslagen (1336/1997, BokfL) gäller dokument som bildas genom så kallade systemkörningar eller andra styrfaktorer. 

Bokföringsnämnden har gett ett utlåtande om ärendet (KILA 2092/2025), och välfärdsområdes- och kommunsektionen har fått begäran och utlåtandet för kännedom. Sökanden har bett om ett separat utlåtande som handlar om kunder i den offentliga förvaltningen.   

Utlåtande 

Bokföringsnämndens välfärdsområdes- och kommunsektion konstaterar att nämndens utlåtande 2095/2025 från den 14 januari 2025 om bevaringstiden för dokument som bildas genom så kallad systemkörning ska tillämpas i kommunernas, samkommunernas och välfärdsområdenas bokföring. 

Vidare konstaterar sektionen att kommunerna och välfärdsområdena i ordnandet av bokföring, bevaringen av material och bevaringstider ska beakta speciallagar och föreskrifter som utfärdats med stöd av speciallagarna. Kommunerna har till exempel en skyldighet att rapportera ekonomiska uppgifter enligt 120a § i kommunlagen (410/2015) och välfärdsområdena har denna skyldighet enligt 120 § i lagen om välfärdsområden (611/2021). Kravet på verifieringskedjan i 2 kap. 6 § i bokföringslagen gäller också rapportering enligt speciallagstiftningen, inklusive uppgifter om intäkter och kostnader samt styrdata om dessa.