Utlåtande om bokföringsgrunden för registrering av stöd och ersättningar som arbetskraftsmyndigheten beviljat
.
Nummer
148
Sökord
Arbetskraftsmyndigheter.Diarieföring.
1 Bakgrund till utlåtandet
I den offentliga arbetskraftsservicen ingår enligt lagen om ordnande av arbetskraftsservice (380/2023) bland annat stöd och ersättningar till arbetsgivare och enskilda kunder. Sådana stöd och ersättningar som nämns ovan är till exempel lönesubvention, sysselsättningsstöd avseende personer som fyllt 55 år, startpeng, stöd för specialarrangemang på arbetsplatsen, ersättning för rese- och logikostnader och kostnadsersättning efter prövning.
De stöd och ersättningar som ingår i uppgiften att ordna arbetskraftsservice beviljas i regel innan den verksamhet som får stöd eller ersättning inleds. När verksamheten enligt beslutet om beviljande har genomförts och de kostnader som uppstått genom verksamheten är kända, kan stödtagaren ansöka om utbetalning av stödet. Varje stöd har sina egna tidsfrister och ansökan om utbetalning av stödet ska lämnas in inom ramen för dessa tidsfrister. Om ansökan om utbetalning inte lämnas in i tid, förlorar kunden sin rätt till det stöd som beviljats. Det är möjligt att söka flera utbetalningar genom samma beslut om beviljande, beroende på hur länge den verksamhet som stöds pågår och på utbetalningsperioderna. Det är vanligt att det i fråga om de stöd som ingår i uppgiften att ordna arbetskraftsservice finns flera utbetalningar per beslut om beviljande och att utbetalningarna också görs över en längre tidsperiod. Det kan därför årligen betalas ett betydande belopp av sådana stöd och ersättningar där den verksamhet som ligger till grund för stöden och ersättningarna har ägt rum föregående år och där verksamheten under innevarande år betalas först följande år.
Bokföringsnämndens välfärdsområdes- och kommunsektion ger anvisningar och utlåtanden om tillämpningen av bokföringslagen och av 113–116 § och 120 § 1 mom. 3 och 4 punkten i kommunallagen och av en förordning som utfärdats med stöd av 112 § 2 mom. i kommunallagen. Bokföringsnämndens välfärdsområdes- och kommunsektion ger på eget initiativ ett utlåtande om bokföringsgrunden för stöd och ersättningar som beviljas av arbetskraftsmyndigheten för att göra bokföringspraxisen mer enhetlig, även om anvisningar om det/de ärenden som behandlas i utlåtandet i huvudsak finns i gällande allmänna anvisningar och utlåtanden.
2 Motivering till utlåtandet
2.1 Bokföringsgrunder i bokföringen
2.1.1 Bokföringslagen (1336/1997)
Enligt bokföringslagen (3 kap. 3 § 1 mom. 4 punkten) hör till de principer som ska följas när bokslutet upprättas att försiktighet ska iakttas oberoende av räkenskapsperiodens resultat. Försiktighetsprincipen är en allmän princip som ska följas i bokslutet, och enligt denna princip ska orealiserade inkomster eller vinster inte förutses i resultaträkningen, men alla förluster ska förutses. Försiktighet förutsätter särskilt att bokslutet och verksamhetsberättelsen tar upp endast sådana vinster som har realiserats under räkenskapsperioden, alla avskrivningar och nedskrivningar av aktiva samt uppskrivningar av skulder liksom alla förutsebara förpliktelser och möjliga förluster som har uppkommit under den avslutade eller tidigare räkenskapsperioder, även om de blir kända först efter räkenskapsperiodens utgång.
(3 kap. 3 § 2 mom. i bokföringslagen)
2.1.2 Bokföringsnämndens välfärdsområdes- och kommunsektions allmänna anvisningar
Bokföringsnämndens välfärdsområdes- och kommunsektions allmänna anvisning om upprättande av bokslut och verksamhetsberättelse för kommuner och samkommuner
Bedömningen av huruvida en affärshändelse är ringa ska göras i förhållande till räkenskapsperiodens årsbidrag och balansomslutningen. Dessutom ska man beakta affärshändelsens belopp och det sammanlagda beloppet av affärshändelser under räkenskapsperioden.
Bokföring enligt prestationsprincipen kan i egentlig mening tillämpas på utgifter och inkomster som hänför sig till mottagande av produktionsfaktorer eller överlåtelse av en prestation. Skatteinkomster, statsandelar, bidrag, understöd, ersättningar eller finansiella transaktioner, till exempel räntor, motsvarar inte någon bestämd produktionsfaktor eller prestation i kommunens verksamhetsprocess. Enligt välfärdsområdes- och kommunsektionens bokföringsanvisningar ska dessa poster hänföras till en viss räkenskapsperiod till exempel utifrån tidpunkten för redovisning till Skatteförvaltningen (skatteinkomster) eller uppkomsten av en fordringsrätt (statsandelar, understöd) eller betalningsskyldighet (ersättningar, räntor) som grundar sig på lag, avtal eller beslut. I fråga om dessa affärshändelser rättas eller kompletteras bokföring enligt kontant- eller faktureringsprincipen så att den överensstämmer med prestationsprincipen, varvid något av kriterierna enligt bokföringsanvisningen iakttas.
Rättelse innebär att utgifter som betalats i förskott, dvs. förskottsbetalningar, rättas genom överföring från utgiftskontona till fordringar och att inkomster som erhållits i förskott, dvs. inkomstförskott, rättas genom överföring från inkomstkontona till skulder. Rättelser enligt prestationsprincipen måste göras bland annat i fråga om semesterlöner, räntor och försäkringspremier. Även poster som bokförts enligt faktureringsprincipen men som enligt prestationsprincipen hör till kommande räkenskapsperioder ska rättas i intäkterna och kostnaderna.
Komplettering innebär att upplupna kostnader bokförs som utgifter och skulder. Upplupna kostnader är utgifter som hör till räkenskapsperioden enligt prestationsprincipen och som inte har bokförts under räkenskapsperioden på grund av den bokföring enligt kontant- eller faktureringsprincipen som tillämpats. Icke erhållna inkomster, dvs. inkomster som redan uppkommit enligt prestationsprincipen och som på grund av bokföring enligt kontant- eller faktureringsprincipen inte har bokförts under räkenskapsperioden, beaktas som kompletteringar, som inkomster och fordringar.
Bokföringsnämndens välfärdsområdes- och kommunsektions allmänna anvisning om upprättande av halvårs- och kvartalsrapporter för kommuner och samkommuner
Uppgifterna i halvårs- och kvartalsrapporten baserar sig på de uppgifter om utfallet som finns i bokföringen. När resultaträkningen och balansräkningen i rapporterna upprättas, ska man följa värderings- och periodiseringsprinciperna enligt de allmänna bokslutsprinciperna, om de poster som periodiseras är väsentliga. De inlämnade uppgifterna ska ge en rättvisande bild av kommunens ekonomi.
2.1.3 Bokföringsnämndens och bokföringsnämndens välfärdsområdes- och kommunsektions utlåtande om periodisering av understöd
Utlåtanden som gäller bokföring av beviljat understöd som kostnad
Bokföringsnämnden har gett ett utlåtande om bokföringen av beviljade anslag för utvecklingssamarbete som kostnad (Bokföringsnämndens utlåtande 1821/2008). Bokföringsnämnden konstaterar i sitt utlåtande att den prestationsprincip som avses i 5 kap. 1 § i bokföringslagen i det fall som beskrivs i ansökan innebär att det projektspecifika understödet i stiftelsens bokslut ska antecknas som kostnad för de projekt för vilka stiftelsen har ingått ett slutligt bindande avtal med understödstagaren. Stiftelsen har förbundit sig att betala ut dessa understödsmedel och denna händelse ska betraktas som slutlig. Dessutom känner stiftelsen till det sannolika beloppet av utgifterna. Om det är sannolikt att ett eventuellt upplösande villkor i ett avtal som stiftelsen ingått kommer att tillämpas, behandlas utbetalda projektunderstöd i bokföringen som en fordring hos understödstagaren (betalda förskott) tills biståndstagaren har lämnat in en godkänd slutrapport. På motsvarande sätt, om de anslag för utvecklingssamarbete som stiftelsen får av staten är förenade med ett liknande upplösande villkor, behandlas de i bokföringen som skuld till betalaren (erhållna förskott).
Utlåtanden som gäller bokföring av erhållna understöd som intäkt
Bokföringsnämnden har gett ett utlåtande om periodiseringen av offentlig finansiering av yrkesutbildning (Bokföringsnämndens utlåtande 2008/2020). Bokföringsnämnden konstaterar att enligt de principer som framgår av tidigare utlåtanden (till exempel bokföringsnämndens utlåtande 666/1983) antecknas/noteras understöd som beviljats den bokföringsskyldige som intäkter för den räkenskapsperiod under vilken den bokföringsskyldige slutgiltigt har fått understöden.
Bokföringsnämndens välfärdsområdes- och kommunsektion har gett ett utlåtande om hur statsunderstöd som beviljats för kostnader inom social- och hälsovården på grund av covid-19-pandemin ska periodiseras i kommunens och samkommunens bokföring (126/2021). Vid periodisering av riktade understöd är den centrala principen enligt utlåtandet att understödet hänförs till samma räkenskapsperiod under vilken de utgifter som berättigar till understöd har uppstått eller under vilken den slutliga rätten till understödet har uppkommit på något annat sätt. I enlighet med försiktighetsprincipen får inkomstbeloppet inte överskattas. Skillnaden mellan det belopp som tagits upp som understödsinkomst och det slutliga utbetalda understödet bokförs som inkomstjustering för den räkenskapsperiod då det understödsbelopp som betalas ut är känt.
2.2 Försiktighetsprincipen
Enligt bokföringslagen (3 kap. 3 § 1 mom. 4 punkten) hör till de principer som ska följas när bokslutet upprättas att försiktighet ska iakttas oberoende av räkenskapsperiodens resultat. Försiktighetsprincipen är en allmän princip som ska följas i bokslutet, och enligt denna princip ska orealiserade inkomster eller vinster inte förutses i resultaträkningen, men alla förluster ska förutses. Försiktighet förutsätter särskilt att bokslutet och verksamhetsberättelsen tar upp endast sådana vinster som har realiserats under räkenskapsperioden, alla avskrivningar och nedskrivningar av aktiva samt uppskrivningar av skulder liksom alla förutsebara förpliktelser och möjliga förluster som har uppkommit under den avslutade eller tidigare räkenskapsperioder, även om de blir kända först efter räkenskapsperiodens utgång.
(3 kap. 3 § 2 mom. i bokföringslagen)
2.3 En rättvisande bild i bokslutet
Bokslutet ska ge en rättvisande bild av resultatet av kommunens verksamhet, kommunens ekonomiska ställning, finansiering och verksamhet i enlighet med väsentlighetsprincipen. De tilläggsupplysningar som behövs för detta ska lämnas i noterna (113 § 3 mom. i kommunallagen).
Utlåtande
3.1 Bokföringsgrund
Stöd, understöd och ersättningar motsvarar inte någon bestämd produktionsfaktor eller prestation i kommunens verksamhetsprocess. Dessa poster hänförs till räkenskapsperioden på grundval av att det uppstår en fordringsrätt eller betalningsskyldighet som grundar sig på ett beslut. Vid bedömningen av bokföring enligt prestationsprincipen av de stöd och ersättningar som arbetskraftsmyndigheten beviljar ska stödbeviljarens och stödtagarens verksamhet särskiljas. Prestationsprincipen för stöd och ersättning uppstår i regel samtidigt för den som beviljar stöd och den som får stöd, men försiktighetsprincipen ska iakttas vid periodiseringen. Dessutom bör det beaktas att vid upprättandet av resultat- och balansräkningen för halvårs- och kvartalsrapporten ska periodiseringsprinciperna enligt de allmänna bokslutsprinciperna iakttas, om de poster som periodiseras är väsentliga.
Stöden och ersättningarna kan periodiseras i bokslutet antingen enligt person eller beslut eller kalkylmässigt genom att beakta väsentlighetsprincipen. Noteringarna kan göras till exempel som sammanlagda belopp enligt stödform.
Om arbetskraftsmyndigheten har beviljat sig själv stöd eller ersättningar, ska de behandlas som interna poster.
3.2 Stöd som beviljas av arbetskraftsmyndigheten i betalarens bokföring
Ur stödbeviljarens synvinkel bokförs stödet enligt prestationsprincipen utifrån att det uppstår en betalningsskyldighet. Arbetskraftsmyndigheten bokför stödet eller ersättningen till exempel på basis av tid som kostnad för räkenskapsperioden och passiva resultatregleringar när ett bindande beslut om beviljande av stödet eller ersättningen har fattats. När stöd eller ersättning som baserar sig på ett beslut om beviljande betalas, ska utbetalningen bokföras som en minskning av passiva resultatregleringar. Om beloppet av de stöd och ersättningar som slutligt betalats är mindre än beslutet om beviljande, ska skillnaden mellan det stödbelopp som bokförts som utgift och det slutliga betalda stödet bokföras som utgiftsrättelse för den räkenskapsperiod under vilken det belopp som slutligt ska betalas är känt.
Arbetskraftsmyndigheten kan också bokföra stöden och ersättningarna enligt kontantprincipen under räkenskapsperioden. Då bokförs senast i bokslutet alla stöd och ersättningar som hör till räkenskapsperioden som kostnad och passiva resultatregleringar på ett sätt som motsvarar kontantprincipen. Understöd som eventuellt betalats i förskott justeras från kostnader till aktiva resultatregleringar.
3.3 Stöd som beviljas av arbetskraftsmyndigheten i mottagarens bokföring
Om stödtagaren är en kommun eller samkommun, ska stödtagaren bokföra stödet som intäkt när den bokföringsskyldige på ett bindande sätt har erhållit rätten att få stöd. Vid periodisering av riktade stöd är den centrala principen att stödet hänförs till samma räkenskapsperiod under vilken de utgifter som berättigar till stöd har uppstått eller under vilken den slutliga rätten till understöd har uppkommit på något annat sätt.
Skillnaden mellan det belopp som tagits upp som understödsinkomst och det slutliga utbetalda understödet bokförs som inkomstjustering för den räkenskapsperiod då det understödsbelopp som betalas ut är känt.
3.4 En rättvisande bild i bokslutet
Med beaktande av att bokslutet och verksamhetsberättelsen enligt 3 kap. 2 § 1 mom. i bokföringslagen ska ge en rättvisande bild, ska den kommun eller samkommun som är arbetskraftsmyndighet inte bara i noterna utan också i verksamhetsberättelsen vid behov lämna en redogörelse för hur bokföringsprinciperna påverkar uppkomsten av intäkter och kostnader samt fordringar och skulder.
