Utlåtande om förvaring av bokföringsmaterial

Nr

2007

Bokföringsmaterial. Förvaringstid

1. Ansökan

Den sökande (- - -) har begärt utlåtande: vem ska bevara de betalningsuppgifter som leverantören av betalningsterminaler förmedlar per dag specificerade enligt fall i enlighet med bokföringslagen?

Som bakgrund presenterar den sökande följande:

Leverantören av betalningsterminaler samt internetbetalning och tillhörande kringutrustning och tjänster (nedan betalterminalleverantören) och köpmannen ingår ett betalkortsavtal. I betalterminalleverantörens betalkortsavtal ingår till exempel att Visa och MasterCard tar emot kortbetalningar, och andra separata avtal behövs inte.

Köpmannens enskilda betalningstransaktioner som förmedlas av en betalterminalleverantör går genom en betalterminalleverantörens routrar till en acquirer som ansvarar för att rapportera transaktionerna till företagen. När det gäller de transaktioner som förmedlas av betalterminalleverantören går betalningstransaktionen alltså inte över huvud taget via betalterminalleverantörens kundmedelskonto. Mer information om dessa transaktioner finns hos acquirer.

Betalterminalleverantören är då endast den som behandlar betalningstransaktioner och till exempel banken är acquirer, vilket innebär att betalterminalleverantören endast har sammanställda uppgifter om bearbetningen av betalningstransaktionerna som större filer. Då ska dock till exempel banken ha specificerade betalningstransaktioner för att behövliga uppgifter för debitering av avgifterna på kortinnehavarnas konto ska kunna förmedlas till dem som utfärdar kort. Om däremot betalterminalleverantören är acquirer, ska denna ha detaljerade uppgifter om varje betalningstransaktion som den i sin tur sänder vidare till dem som utfärdar kort för debitering. Enligt betaltjänstlagen ska betalningsinstitutet bevara uppgifter om betalningstransaktioner i 18 månader. Den som behandlar betalningstransaktioner har inte samma skyldighet. Vid kortbetalning förmedlar betalterminalleverantören eller acquirer uppgifterna om redovisningen och transaktionsspecifikationen till näringsidkaren.

2. Utlåtande

Bokföringsnämnden konstaterar i sitt utlåtande att den inte har behörighet att ur bokföringsskyldigas synvinkel bestämma om tredje parts skyldigheter. Nämnden kan endast ge anvisningar till bokföringsskyldiga, som var och en ansvarar för lagenligheten i förvaringen av sitt bokföringsmaterial. Nämnden betonar att den bokföringsskyldige alltid själv ska se till att de krav på förvaring som lagen förutsätter uppfylls – till exempel genom att särskilt komma överens om detta med tjänsteproducenten när det är fråga om separat delbokföring eller annat bokföringsmaterial.  Agenten för betalningsterminalen ansvarar för att bokföringen och bokföringsmaterialet förvaras på behörigt sätt. Tolkningen av betaltjänstlagen hör inte till nämndens behörighet.