Utlåtande om frågor gällande godkännandedatum för och undertecknande av bokslut

Nr

2014

1. Ansökan

Den sökande (- - -) har lagt fram frågor gällande datumet för godkännande av bokslut. Den sökande frågar om det enligt bokföringsnämndens uppfattning är förenligt med god bokföringssed att till exempel 

i) ange som datum för godkännande av bokslutet det datum då bokslutet har tillställts styrelseledamöterna för godkännande, till exempel genom att per e-post underrätta dem om att bokslutet ska undertecknas i en situation där inget bokslutsmöte hålls, eller

ii) till bokslutet foga följande klausul: ”Bokslutet anses ha blivit godkänt på det datum då ett beslutsmässigt antal styrelseledamöter har godkänt bokslutet genom att underteckna det. Av varje underskrift framgår datumet för identifiering av ledamoten samt för underskriften. ”

2. Utlåtande

2.1. I 3 kap. 7 § i bokföringslagen (1336/1997, BokfL) föreskrivs om datering och underskrift av bokslutet som följer:

[1 mom.] Bokslutet och verksamhetsberättelsen ska dateras och de ska skrivas under av den bokföringsskyldige. Om den bokföringsskyldige är en sammanslutning eller en stiftelse, ska bokslutet och verksamhetsberättelsen skrivas under av styrelsen eller de ansvariga bolagsmännen samt av verkställande direktören eller en person i motsvarande ställning.

[2 mom.] Om den som undertecknat bokslutet eller verksamhetsberättelsen har framfört avvikande mening om bokslutet eller verksamhetsberättelsen, ska på hans yrkande ett yttrande om detta ingå i bokslutet eller verksamhetsberättelsen.

Av betydelse för ärendet är också BokfL 3:6 § enligt vilken bokslutet ska upprättas inom fyra månader från räkenskapsperiodens utgång.         

2.2. Bokföringsnämnden har i punkt 3.2.3. i sitt tidigare utlåtande KILA 1899/2012 konstaterat som följer:

Dateringen [av bokslutet] har rättslig betydelse bland annat eftersom BokfL 3:6 § kräver att bokslutet och verksamhetsberättelsen upprättas inom 4 månader från räkenskapsperiodens utgång. Därför ska en separat anteckning om dagen för godkännande finnas i det dokument som omfattar bokslutet och verksamhetsberättelsen. Nämnden anser alltså för att klargöra detta att en sådan metod inte är tillräcklig där det i samband med varje undertecknares namn framgår undertecknarens underskrift – oberoende av om den är elektronisk eller skriven för hand – datum för underskriften, men datum för godkännande av dokumentet saknas i boksluts- och verksamhetsberättelsedokumentet. För samma ändamål rekommenderar nämnden också att man i verksamhetsberättelsen nämner vem som ingår i styrelsen eller ett annat behörigt organ för undertecknande vid tidpunkten för godkännande av bokslutet och verksamhetsberättelsen.

2.3. Datering av bokslutet

Enligt BokfL 3:7.1 § ska bokslutet dateras. Med hänvisning till punkterna 2.1 och 2.2 ovan anser bokföringsnämnden att det av bokslutet entydigt ska framgå det datum på vilket undertecknarna med stöd av BokfL 3:7.1 § har godkänt bokslutet; i det tidigare utlåtandet KILA 1899/2012 benämns detta datum ”dagen [datum] för godkännande”. Den som tar del av bokslutet ska inte behöva särskilt utreda vilket datum bokslutet har godkänts.

2.4. Officiellt bokslut

2.4.1. Ett bokslut har upprättats i överensstämmelse med BokfL 3:6 § och utgör ett ”officiellt” bokslut först när ett behörigt organ i den bokföringsskyldige genom en viljeyttring har godkänt bokslutet. Den verkliga tidpunkten för givande av denna viljeyttring är enligt nämndens uppfattning ifall tvisten gäller när bokslutet har upprättats. Syftet med det datum för godkännande som avses i punkt 2.3 ovan är att identifiera bokslutet som det dokument som är föremål för det behöriga organets viljeyttring. 

2.4.2. Normalt sammanfaller tidpunkten för viljeyttringen av det behöriga organet med det datum som angivits för godkännande av bokslutet. Så är fallet i synnerhet då det behöriga organet sammanträder fysiskt för att besluta om godkännande av bokslutet.      

2.5. Svar på den sökandes frågor

Med stöd av det som framförs ovan rekommenderar nämnden inte de förfaranden som beskrivs i punkt 1 i) och ii). 

2.6. Förfaranden för undertecknande av bokslutet i praktiken

2.6.1. Det är inte alltid möjligt att ordna ett bokslutsmöte där det behöriga organet i den bokföringsskyldige godkänner och undertecknar bokslutet. I den virtuella miljön fogas till elektroniska signaturer automatiskt ett datumstämpel med datumet för signaturen. Därför kan signaturen av en person som hör till det behöriga organet ha en datering som inte överensstämmer med det entydiga datum för godkännande av bokslutet som avses i punkt 2.3 ovan. Enligt nämndens uppfattning är syftet med den automatiska dateringen av elektroniska signaturer endast att på ett tillförlitligt sätt ange den tidpunkt då signatären har lämnat sin signatur för att bekräfta sin tidigare viljeyttring med vilken hen godkänt bokslutet.

2.6.2. Nämnden rekommenderar att som datum för godkännande av bokslutet anges

1. samma datum som dateringen på organets mötesprotokoll, eller
2. det datum då ett beslutsmässigt antal ledamöter i organet per e-post eller annars bevisligen har meddelat att de godkänner bokslutet, varefter signaturerna ska lämnas antingen fysiskt eller digitalt.