Numero

2082

Asiasanat

Kirjanpitoaineiston käsittely. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen. Tositteet tietosisällön muuttumattomuus.

1. Hakemus

Hakija (--, jäljempänä ”hakija”) pyytää lausuntoa siitä, onko kirjanpitovelvollinen noudattanut KPL 2 luvun määräyksiä kirjanpitoaineiston säilyttämisestä niissä tapauksissa, joissa alkuperäinen verkkolasku on xml-muotoisena tositetiedostona, jonka liitteenä on skannattu pdf-kuva ja liitteen avaamisessa tulee esiin tyhjä kuva? 

Taustaksi hakija esittää muun muassa seuraavaa:

Html- tai xml-muotoisten tositteiden kohdalla on syytä pohtia todentavatko ne liiketapahtuman riittävällä luotettavuudella, koska html- ja xml-tiedostoja voi manipuloida tekstieditorilla samaan tapaan kuin tekstitiedostoja. Kuva alkuperäisestä laskusta tekee laskun manipuloinnin vaikeammaksi. Yleisessä käytössä ei ole sellaista hash-funktiota, jolla voitaisiin todeta tositteen informaation muuttumattomuus. Käytössä ei ole myöskään e-laskujen sähköistä allekirjoitusta eli varmennusosoitteita saajien ja lähettäjien järjestelmiin. 

2. Säännökset

KPL 2:5 määrittelee tositteen seuraavasti:

”Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.

Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen avulla.

Tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.

Milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.

Oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti varmennettava."

KPL 2:7:ssä säädetään kirjanpitoaineiston käsittelystä ja säilyttämisestä: ”Tositteita, kirjanpitoja sekä muuta kirjanpitoaineistoa tulee käsitellä ja säilyttää niin, että niiden sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa.

Tositteen, kirjanpidon tai muun kirjanpitoaineiston sisältöä ei saa muuttaa tai poistaa tilinpäätöksen laatimisen jälkeen. Sisältöä ei saa muuttaa eikä poistaa myöskään sen jälkeen, kun 6 §:ssä tarkoitettu ilmoitus on tehty tai kirjanpitovelvollinen on julkistanut tai antanut ulkopuolisen käyttöön aineistosta laatimansa välitilinpäätöksen tai muun vastaavan asiakirjan.

Tositteen, kirjanpidon ja muun kirjanpitoaineiston muotoa saa muuttaa, jos se on tarpeen käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi. Tällöin on varmistettava sisällön ja kirjausketjun säilyminen.”

3. Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021

Tositteesta

KPL:n yksityiskohtaisissa perusteluissa (hallituksen esitys 89/2015) on esitetty seuraava:

”Kirjanpidon perustana ovat KPL 2:5.1 §:ssä tarkoitetut kirjalliset tositteet, jotka todentavat liiketapahtumat. Toisin sanoen tosite kuvaa liiketapahtuman. Tätä varten tositteesta tulee käydä selville momentissa mainitun päiväyksen ja numeroinnin ohella tositteen antajan nimi, liiketapahtuman sisältö ja rahamäärä.”

20.4.2021 annetussa yleisohjeessa todetaan, että ”[t]ositteessa on keskeistä sen tietosisältö. Tietosisällön tulee olla niin yksikäsitteinen ja yksityiskohtainen, että sen perusteella on mahdollista laatia kirjanpitomerkintä.”

Tositteen tietosisällön perusteella taloushallinnon asiantuntemusta omaavan henkilön tulee olla mahdollista toistaa alkuperäinen kirjaus muuttumattomana. Tosite voidaan laatia ja säilyttää useilla erilaisilla menettelyillä ja teknisillä toteutustavoilla.

KPL:n lisäksi tositeaineistoa määritetään useissa muissa laeissa. Niiden soveltamisen ohjeistaminen on kirjanpitolautakunnan toimivallan ulkopuolella.

Kirjanpitoaineiston tarkastelusta

Kirjanpidon säilyttämisessä keskeinen vaatimus on, että aineiston tulee olla luettavissa ja tarkastettavissa riippumatta tallennustavasta. Kirjanpidon tarkastelu voi tapahtua esimerkiksi:

Siirtämällä aineistoa rakenteisessa tiedostomuodossa tai tietokantana lukijan tietovälineelle tai tarkastamisessa käytettävään tietojärjestelmään analyysejä ja tarkastustoimia varten.

Sisällön muuttumattomuudesta

KPL ei ole säädetty kirjanpitovelvolliselle nimenomaista näyttövelvollisuutta muuttumattomuuden osoittamiseen eikä myöskään velvollisuutta varmistaa muuttumattomuutta teknisesti tai prosessien ja ohjeistuksen avulla. Hyvän kirjanpitotavan mukaista kuitenkin on, että kirjanpitovelvollinen on varmistanut – kirjanpitoaineiston määrä ja kirjanpitojärjestelmän rakenne huomioiden – tarkoituksenmukaisella tavalla, että aineiston sisältöä ei muuteta KPL 2:7.2:n
kuvaamassa tilanteessa.

Kirjanpitoaineiston muodon muuttamisesta

Kirjanpitoaineiston muotoa eli säilytys- ja esitystapaa voidaan muuttaa kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuuden ajan useista syistä, joista alla on esitetty esimerkkejä:

• Verkkolaskun tiedostomuoto muutetaan käsittelyä varten
• Kirjanpitovelvollinen siirtää aineiston erilliseen arkistojärjestelmään
• Kirjanpitovelvollisen käyttämä kirjanpitojärjestelmä, jossa kirjanpitoaineisto on säilytetty, on poistumassa käytöstä.
• Kirjanpitoaineiston tiedostomuotoa muutetaan säilytystä varten

Kirjanpitovelvollisen tulee varmistua, että kirjanpitoaineisto on saatettavissa selväkieliseksi koko säilytysvelvollisuuden ajan. Kirjanpitovellinen voi esimerkiksi tallentaa kirjanpitoaineiston omalle tietovälineelleen selaimella luettavassa tiedostomuodossa. 

4. Lausunnon perustelut

KPL ja kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista edellyttää, että tositteesta löytyvät tarvittavat tiedot kirjauksen tekemiseksi oikein. Tämän vaatimuksen ylimenevä tietosisältö on periaatteessa vapaaehtoista. Mikäli tositteessa (esim. verkkolaskussa) on kaikki tarvittavat tiedot kirjauksen tekemiseen, skannattu liite ei ole pakollinen. 

KPL 2:7.3:n mukaan tositteen muotoa saa muuttaa, jos se on tarpeen käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi. Tällöin on varmistettava sisällön ja kirjausketjun säilyminen. Verkkolasku on ulkopuoliselta saatu tosite. Sen muodon muuttaminen säilytystä varten on nimenomaan KPL:ssa sallittu. Mikäli tositteen lataamisessa palveluntarjoajan tietojärjestelmästä häviää siihen liittyvää tietosisältöä, joka on tarpeen kirjausta varten, on menettely KPL 2:7.3:n vastainen.

Tositteen tietomuotoa ei ole rajoitettu KPL:ssa. Siten lasku voidaan toimittaa ja välittää strukturoidussa konekielisessä muodossa (esim. XML, JSON, HTML). Todettakoon, että tositteen tietosisällön muuttamista ei ole täysin mahdollista estää teknisesti, sillä kaikkien dokumenttien ja tiedostojen tietosisältöä voi muuttaa erilaisilla tekniikoilla, myös kuvien.  

KPL:ssa ei ole säännöstä, joka edellyttäisi tositteisiin vahvaa todennusta tai vahvaa sähköistä allekirjoitusta.

5. Lausunto

Kirjanpitolautakunta toteaa perustavansa vastauksensa yksinomaan kirjanpito-oikeudellisiin näkökohtiin.

Lautakunta katsoo, että xml-muotoinen tosite vastaa KPL 2:5.1:ssa tarkoitettua tositetta, mikäli sen lainkohdan mukainen tietosisältö on niin yksikäsitteinen ja yksityiskohtainen, että sen perusteella on mahdollista laatia kirjanpitomerkintä.

Mikäli tositteen lataamisessa palveluntarjoajan tietojärjestelmästä häviää siihen liittyvää tietosisältöä, joka on tarpeen edellä mainittua kirjausta varten, on menettely KPL 2:7.3:n vastainen.

Kirjanpitolaissa ei edellytetä kirjanpitovelvolliselta tiettyjä teknisiä toimia, joilla varmistetaan kirjanpitoaineiston säilyminen.